Ahora que la crisis del COVID-19 comienza a calmarse y las organizaciones se plantean el regreso de sus colaboradores a la oficina, están surgiendo muchas preguntas.

Si bien las respuestas a estas preguntas son diferentes para cada empresa y cultura, en Steelcase México hemos considerado todas las investigaciones que hemos hecho para crear el mejor espacio de trabajo al cual regresar. Partimos de lo que conocemos sobre el bienestar de las personas, la información más reciente de los expertos en salud a nivel global, así como los resultados de encuestas locales enfocadas en nuestra cultura.

Con toda esta información, desarrollamos principios de diseño y protocolos que permiten regresar a nuestro espacio de trabajo, con dos objetivos en mente:

Crear un espacio seguro, donde podamos mantenernos saludables y enfocados, sabiendo que se han tomado tomas las medidas necesarias. Además de mostrar a nuestros visitante cómo es que adaptamos nuestra oficina para responder a esta nueva realidad.

Mantener una experiencia positiva, destacando lo que nos identifica como cultura: el optimismo, el trabajo en equipo y la transparencia, enfocándonos en crear un espacio que se sienta vivo, seguro y al que queramos volver. Para lograrlo, reunimos un equipo multidisciplinario que ideara e implementará nuestro plan de regreso a la oficina, haciendo uso de métodos y herramientas que utilizamos con nuestros clientes en proyectos de Consultoría y Change Management, viviendo de forma interna lo que vendemos y predicamos hacia el exterior.

Esta fue también una oportunidad para poner en práctica y validar argumentos clave en nuestro speech de ventas: nuestras soluciones son future proof y pueden evolucionar fácilmente para responder a necesidades emergentes. Aplicando 3 principios de diseño: densidad, geometría y división; y agregando una mínima cantidad de elementos, logramos adaptar nuestro espacio para recibir hasta un 50% de nuestros colaboradores.

Densidad

Teniendo como prioridad mantener el distanciamiento social, se identificaron los cambios necesarios para cumplir con un mínimo de 2 metros entre colaboradores y disminuir así la cantidad de gente concentrada en cada espacio. Para ello se tomaron diferentes medidas como separar el mobiliario o retirar parte del mismo, además de poner peluches en sillones de más de una plaza, para evitar romper la barrera de sana distancia.

Como parte de estos esfuerzos, se definió una capacidad máxima de 5 personas en salas de reunión cerradas y se han promovido las reuniones de pie en espacios abiertos para grupos de mayor tamaño, donde los colaboradores puedan tomar distancia de forma natural.

Geometría

Para reducir las interacciones cara a cara, y minimizar la exposición de colaboradores a zonas de tránsito, hemos reubicado y/o reorientado algunos puestos de trabajo.

En algunas áreas deconstruimos clusters de estaciones de trabajo, para convertirlos en puestos individuales, orientados en diferentes direcciones para evitar la disposición frente a frente, garantizando una variedad de espacios donde poder trabajar siendo productivos en posturas ergonómicas, con dispositivos y acceso a la electrificación.

División

Para responder a las demandas del mercado con soluciones seguras, siguiendo las pautas del COVID, incorporamos una variedad de pantallas en estaciones individuales y áreas de colaboración, mostrando diferentes opciones de material, temporalidad y flexibilidad, capaces de resolver diferentes necesidades. Además se incorporaron otros elementos, tales como archiveros o estaciones de sanitización, que delimitaran los espacios individuales y marcaran las áreas de circulación, ayudando a que los colaboradores se sientan seguros y protegidos mientras trabajan de forma individual.

En este caso, muchas de las pantallas propuestas son soluciones atemporales, que aportan flexibilidad al espacio, ya que puedan ser utilizadas de diferentes maneras y en diferentes aplicaciones en el futuro.

Socializar de manera segura

Los resultados de la encuesta realizada a los colaboradores fueron claros: la interacción social es la razón principal por la que las personas quieren regresar a la oficina.

Para crear espacios de socialización más seguros, nuestro WorkCafé se reconfiguró intercalando mesas y sillas y utilizando peluches y elementos naturales de forma intencional para crear un ambiente vibrante donde poder reunirse y trabajar, manteniendo una distancia segura. Estos cambios han sido acompañados de distintos protocolos de uso y convivencia que refuerzan la idea de poder generar conexiones entre las personas, sin poner en riesgo su salud y seguridad.

Señalización + Desinfección

Las señales visuales en las paredes nos indican que debemos mantener la distancia de seguridad de 2m. Los puntos de limpieza y desinfección y la señalización recuerdan a los colaboradores que deben limpiar sus manos constantemente, además de limpiar su puesto de trabajo antes y después de su uso. Se incluyeron además señales que indican el sentido del tránsito, la capacidad máxima de personas en espacios comunes y recuerdan que debemos evitar interacciones cara a cara.

En todo el Worklife se han colocado estaciones de sanitización para mantener la oficina lo más limpia y segura posible y se implementaron protocolos de limpieza antes y después del uso de espacios compartidos y áreas de servicio como cafeteras e impresoras. Además, dos veces al día se lleva a cabo una desinfección profunda de toda el área con una máquina de vapor sanitizante.

Los cambios realizados en el Worklife demuestran que es posible implementar los requisitos de seguridad e higiene sin comprometer el diseño ni el rendimiento de la organización. Nuestros colaboradores están regresando, confiados y seguros, a un lugar que ha sido planeado para promover su bienestar físico, cognitivo y emocional, y que mantiene el espíritu de comunidad y trabajo en equipo que nos caracteriza.

Para nosotros es muy importante que se sientan seguros, es por eso que los invitamos a visitar nuestro nuevo espacio de manera virtual.